即便如此,每隔几次也要争取让项目负责人出席一次。因为负责人出席会议能够向成员传达出“负责人对这个项目非常重视”的信息。
一旦知道负责人也在关注项目的进展情况,成员就不敢在工作中偷懒,也不会出现“稍微拖延一点也没关系”的想法。
执行② 确认项目管理表与各成员取得的成果之间的差异
接下来,我具体地说明一下项目经理在例会上需要做的工作。
首先是根据项目管理表上的内容,确认各成员是否按时完成了任务。
“计划”与“实际情况”之间是否存在偏差——这是项目经理必须把握的关键。
在实际工作过程中,有的成员可能会擅自改变截止时间和成果。
“工作比预想中的要麻烦,截止日期稍微往后拖延一点也没事吧。”
“虽然项目经理要求收集排行前十的企业数据,但因为时间紧迫,只收集前五名的企业吧。”
在任何项目之中都难免出现一两个根据自己的情况擅自改变约定内容的成员。如果对这样的人置之不理,就会有越来越多的人效仿,最终导致局面失控。为了防止出现上述情况,项目经理必须通过例会对成员的行动进行监控。
当发现计划与实际情况之间存在偏差时,首先要准确地把握导致出现偏差的原因。
如果是项目整体的工作方法存在问题,或者因为预算、人员等资源不足导致的问题,我将在下一节“执行③”中为大家说明具体的解决方法。